Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Hoofd Secretariaat
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Hoofd van het Secretariaat om leiding te geven aan ons secretariaatsteam en de administratieve processen binnen onze organisatie te optimaliseren. In deze rol bent u verantwoordelijk voor het aansturen van een team van secretaresses en administratief medewerkers, het beheren van de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat en het waarborgen van een efficiënte en professionele ondersteuning van het management en andere afdelingen.
Als Hoofd van het Secretariaat fungeert u als spil in de organisatie. U bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en evenementen, en zorgt voor een correcte afhandeling van correspondentie en documentatie. U werkt nauw samen met het managementteam en draagt bij aan het verbeteren van werkprocessen en het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening.
U beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, bent stressbestendig en weet prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving. U heeft ervaring met het aansturen van een team en weet medewerkers te motiveren en te coachen. Daarnaast bent u communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en heeft u een proactieve en oplossingsgerichte houding.
Wij bieden een uitdagende functie binnen een professionele en collegiale werkomgeving, met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. U krijgt de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de verdere professionalisering van onze organisatie.
Bent u een ervaren en gedreven professional met een passie voor organisatie en ondersteuning? Dan nodigen wij u van harte uit om te solliciteren op deze veelzijdige en verantwoordelijke functie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Leidinggeven aan het secretariaatsteam
- Beheren van agenda’s en afspraken van het management
- Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen
- Zorgdragen voor correcte en tijdige correspondentie
- Optimaliseren van administratieve processen
- Toezien op de kwaliteit van secretariële ondersteuning
- Coördineren van inkomende en uitgaande communicatie
- Beheren van vertrouwelijke informatie en documenten
- Ondersteunen bij projectadministratie
- Rapporteren aan het management over voortgang en knelpunten
Vereisten
Text copied to clipboard!- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting
- Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Ervaring met leidinggeven aan een team
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Goede kennis van MS Office en administratieve systemen
- Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
- Proactieve en oplossingsgerichte houding
- Discreet en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie
- Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen
- Klantgerichte en dienstverlenende instelling
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Wat spreekt u aan in de functie van Hoofd van het Secretariaat?
- Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u een team succesvol heeft aangestuurd?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Welke ervaring heeft u met het optimaliseren van administratieve processen?
- Hoe zorgt u voor een goede samenwerking binnen uw team?
- Wat zijn uw sterke punten als leidinggevende?
- Hoe blijft u op de hoogte van ontwikkelingen binnen uw vakgebied?
- Wat is uw beschikbaarheid?
- Wat zijn uw salarisverwachtingen?
- Waarom wilt u bij onze organisatie werken?
